“Qui le cose non girano!” oppure “Facciamo sempre gli stessi errori!” oppure “Non capisco perché siamo così imbranati!”.
Se vi capita di dire frasi simili, anche a bassa voce, sappiate che non è una questione di essere o non essere imbranati, è una questione di “processo”.
Un processo è:
“una sequenza ordinata di attività collegate che utilizzano input e li trasformano in output per raggiungere un obiettivo specifico”.
Pertanto se non siete soddisfatti di come stanno andando le cose in azienda, allora sappiate che dovete “scavare” all’interno dei vostri processi.
Se guardate a fondo all’interno dei vostri processi probabilmente scoprirete che:
Fujio Cho, Chairman della Toyota, una volta enunciando la strategia della propria Azienda disse:
“Otteniamo risultati eccellenti da persone normali che gestiscono processi eccellenti. I nostri concorrenti spesso ottengono risultati mediocri (o pessimi) da persone eccellenti che gestiscono processi sbagliati.”
Quindi il vero segreto del successo di aziende eccellenti sta nei processi!!!!
La prima cosa da fare è mappare i processi ossia rappresentare graficamente come oggi si lavora in azienda. Per farlo bisogna dotarsi di strumenti sofisticatissimi come fogli di carta A0, post-it, pennarelli ed una bella parete libera.
Coinvolgete nella sessione di mappatura del processo un team trasversale (appartenente a più uffici) e fatevi aiutare da un moderatore (meglio un consulente con esperienza nella mappatura dei processi).
Se dobbiamo mappare un processo non produttivo ma “transazionale” (gestione dell’ordine, gestione di una commessa,…) è consigliabile usare la metodologia MAKIGAMI o SWIM-LANE.
Come la “Swimming pool” (piscina) anche la SWIM-LANE ha una forma rettangolare ed è divisa in corsie. Ogni corsia rappresenta il campo d’azione di un attore specifico. Tutti i post-it posti all’interno di una corsia rappresentano attività eseguite dall’owner di quella corsia (vedi foto).
Una cosa molto interessante che noterete sicuramente anche voi quando inizierete a mappare i processi della vostra azienda è che tutti i membri del team avranno un’idea diversa su come stanno effettivamente le cose. Come descrive molto bene l’immagine sotto, ci sono 3 versioni del processo:
Un processo eccellente deve avere un’unica versione: la versione che ho in testa = versione reale.
Buon lavoro!
